Google Workspace får fortsätta användas – men utan känsliga uppgifter

Utbildningsnämnden i Mjölby beslutade den 19 oktober 2026 att Google Workspace for Education får användas i kommunens skolor inom tydliga ramar och med särskilda säkerhetskrav.

Beslut

Nämnden godkände den genomförda konsekvensbedömningen avseende dataskydd (DPIA) och den tillhörande riskanalysen för Google Workspace for Education. Samtidigt godkände nämnden bedömningen att tjänsten får användas i kommunens skolor inom angivna begränsningar.

Utbildningsförvaltningen fick i uppdrag att följa upp konsekvensbedömningen, riskanalysen och de riskreducerande åtgärderna årligen. De ska också ses över vid väsentliga förändringar av tjänsten eller hur den används i verksamheten.

Bakgrund

Google Workspace for Education har under en längre tid använts i Mjölby kommuns skolor som stöd för undervisning, elevarbete, kommunikation och samarbete. Eftersom tjänsten innebär omfattande behandling av personuppgifter har utbildningsförvaltningen genomfört en formell konsekvensbedömning avseende dataskydd (DPIA) och en riskanalys.

Den samlade bedömningen i beslutsunderlaget är att Google Workspace kan anses godtagbar för ordinarie skoluppgifter, under förutsättning att fastställda begränsningar och säkerhetsåtgärder följs. Känsliga personuppgifter, uppgifter inom elevhälsan och uppgifter om personer med skyddade personuppgifter ska i stället hanteras i andra, av kommunen särskilt anvisade system.

Identifierade risker och åtgärder

I riskanalysen pekas flera centrala risker ut, bland annat felaktig användning, brister i behörighetshantering och gallring samt risken för åtkomst från tredjeland. Enligt protokollet har vissa åtgärder redan vidtagits, och ytterligare åtgärder planeras för att minska riskerna och skapa förutsättningar för en säker fortsatt användning i undervisningen.

Konsekvenser för lärare och elever

För lärare och elever innebär beslutet att de digitala verktyg de använder i dag i huvudsak kan fortsätta användas som tidigare. Samtidigt skärps kraven på hur personuppgifter får hanteras i molntjänsten, vilket kan påverka rutiner kring till exempel dokumentation av frånvaro, bedömningar och elevhälsoarbete. Uppgifter av känslig karaktär ska hanteras i särskilt anvisade system utanför Google Workspace.

Tidsplan och nästa steg

Arbetet med dataskydd kopplat till Google Workspace knyts direkt till ett återkommande uppföljningsarbete. Konsekvensbedömningen, riskanalysen och de riskreducerande åtgärderna ska följas upp varje år och ses över vid väsentliga förändringar av tjänsten eller dess användning.

Utbildningsnämnden i Mjölby kommun, möte den 19 oktober 2026.